Introducció:
La transformació digital de la facturació és un fet imparable. Amb l’entrada en vigor de nous requeriments legals, com els que s’aplicaran a partir de 2025, els sistemes informàtics de facturació han d’evolucionar per garantir el compliment de la normativa. En aquest article, t’explicarem quins són els canvis tècnics que han d’implementar les empreses i com triar la solució adequada per estar preparat.
Secció 1: Per què són importants els sistemes informàtics de facturació?
Els sistemes informàtics de facturació són l’eix central de la gestió financera de qualsevol empresa. Permeten:
- Automatitzar processos.
- Reduir errors humans.
- Garantir el compliment legal.
- Millorar l’eficiència operativa.
Amb els nous requeriments, aquests sistemes hauran de ser més robustos, segurs i interoperables.
Secció 2: Quins són els nous requeriments tècnics?
Els sistemes informàtics de facturació hauran de complir amb una sèrie de requisits tècnics a partir de 2025. Entre ells destaquen:
- Format estàndard obligatori:
- Les factures s´hauran d’emetre en formats estandarditzats, com XML, UBL o altres formats aprovats per la normativa.
- Això garantirà la interoperabilitat entre sistemes i administracions públiques.
- Integració amb plataformes públiques:
- Els sistemes hauran de poder connectar-se directament amb les plataformes de l’administració tributària (com el SII a Espanya o altres sistemes europeus).
- Signatura digital i certificació:
- Totes les factures hauran de ser signades digitalment per garantir-ne l’autenticitat i la integritat.
- Els sistemes hauran de suportar certificats digitals vàlids i actualitzats.
- Validació en temps real:
- Les factures hauran de ser validades en temps real per garantir que compleixen amb tots els requisits legals abans de ser enviades.
- Arxivament segur i accessible:
- Les factures electròniques hauran de ser emmagatzemades de manera segura i accessible durant un període mínim (normalment 5-6 anys).
- Els sistemes hauran de garantir la recuperació ràpida i la integritat dels documents.
- Ciberseguretat:
- Amb l’augment de la digitalització, els sistemes han de garantir la protecció de dades sensibles i evitar ciberatacs.
Secció 3: Com adaptar els sistemes informàtics actuals?
Si el teu sistema de facturació actual no està preparat per als nous requeriments, aquí tens alguns passos per adaptar-te:
- Avalua el teu sistema actual:
- Identifica si el teu programari actual pot suportar els nous formats, integracions i requeriments de seguretat.
- Actualitza o canvia de programari:
- Si el teu sistema no és compatible, considera actualitzar-lo o migrar a una solució més moderna.
- Busca proveïdors que ofereixin solucions compatibles amb la normativa 2025.
- Implementa la signatura digital:
- Assegura’t que el teu sistema pot gestionar certificats digitals i signar factures de manera automàtica.
- Prova la interoperabilitat:
- Realitza proves per garantir que el teu sistema pot connectar-se amb les plataformes públiques i altres sistemes empresarials.
- Forma al teu equip:
- Capacita als teus empleats perquè sàpiguen utilitzar el nou sistema i entenguin els processos de facturació electrònica.
Secció 4: Quins beneficis té adaptar-se a temps?
Adaptar els sistemes informàtics de facturació als nous requeriments no només és una obligació legal, sinó també una oportunitat per:
- Millorar l’eficiència: Automatitzar processos i reduir errors.
- Evitar sancions: Complir amb la normativa a temps evitarà multes i problemes legals.
- Reforçar la seguretat: Protegir les dades sensibles de la teva empresa.
- Estar preparat per al futur: Aquests canvis son obligatoris per a les persones jurídiques a partir del 1 de gener de 2026, pels autònoms a partir del 1 de Juliol. Les empreses que s’adapten avui estaran millor posicionades per afrontar futurs canvis tecnològics.
Conclusió:
Els nous requeriments per als sistemes informàtics de facturació representen un repte tècnic, però també una oportunitat per modernitzar i optimitzar els processos de la teva empresa. Començar a preparar-se avui és clau per garantir una transició sense problemes i aprofitar els beneficis de la digitalització.
Crida a l’acció:
Si necessites ajuda per adaptar el teu sistema de facturació als nous requeriments, contacta amb nosaltres. T’oferim solucions tecnològiques i assessorament expert per garantir que el teu sistema estiga preparat per a 2026.